Журнал ведется командиром взвода в соответствии с указаниями по его ведению. В случае отсутствия командира взвода он ведется его заместителем. Журнал хранится в канцелярии батареи. По использовании журнал хранится в штабе дивизиона один год, после чего его уничтожают в установленном порядке.
Список личного состава составляется на всех военнослужащих подразделения согласно штатно-должностному расчету. Записи производятся на основании военных билетов, а недостающие сведения записываются на основании личного ознакомления. Именной список обновляется по мере прибытия (убытия) военнослужащих.
Учет личного состава батареи производится по книге учета личного состава (форма № 1), именному списку для проведения вечерних поверок и, кроме того, по строевой записке в соответствии с требованиями Строевого устава ВС РФ.
Строевая записка и форма № 1 хранятся у командира батареи, а именной список для производства вечерних поверок у старшины батареи.
Книга учета личного состава (форма № 1) ведется следующим образом:
- Военнослужащие заносятся в книгу в порядке прибытия в подразделение. Запись производится на основании личных документов военнослужащих (военный билет, удостоверение личности и др.) и учетных документов штаба части.
- Записи в книге ежемесячно сличаются с данными учетных документов штаба части: учетно-послужных карточек, книг алфавитного и штатно-должностного учета.
- Книга выдается командиру подразделения штабом части под расписку. Перед выдачей книга пронумеровывается, в конце ее производится запись о количестве листов, которая заверяется подписью лица, ответственного за ведение делопроизводства и учитывается по журналу учета. Новая книга заводится, только после использования всех листов старой книги. Использованные в подразделении книги возвращаются в штаб части для уничтожения установленным порядком. Перед уничтожением этих книг одним из офицеров подразделения и лицом, ведущим учет личного состава в штабе части, производится проверка правильности всех произведенных записей на военнослужащих, перенесенных на учет из старой книги в новую.
- Краткие сведения о численности личного состава подразделения (разд. 1) выверяются ежедневно и записываются простым карандашом. Изменившиеся показатели в численности личного состава за прошедший день стираются, а вместо них записываются новые уточненные данные. Если за прошедшие дни не произошло никаких изменений, исправляется только дата их составления, которая должна строго соответствовать календарному дню месяца.
- Штатно-должностной расчет (разд. 2) книги ведется на весь личный состав подразделения. В расчете указывается наименование каждой должности в порядке расположения их в штате. Графы 1.2 и воинское звание по штату в графе 3 заполняются чернилами, а остальные - простым карандашом. В графе 5 «Время и год призыва (год рождения)» указывается: для сержантов и солдат, проходящих военную службу по призыву - время и год призыва (например: «I - 1998 г.», «II - 1998 г.», что означает первое или второе полугодие 1998 г.»), а для военнослужащих, проходящих службу по контракту, в том числе и военнослужащих-женщин - «контрактник», месяц и год окончания службы по контракту. В военное время в этой графе всем военнослужащим указывается год рождения. На офицеров эта графа не заполняется.
- В третьем разделе книги («Список личного состава») в начале на отдельном листе записываются военнослужащие, зачисленные за совершенные ими подвиги приказом Министра обороны РФ в списки батареи (подразделения) навечно или почетными солдатами. Другие военнослужащие на этом листе не записываются. Для учета офицеров, прапорщиков, сержантов и солдат, проходящих службу по контракту, отводится несколько последующих листов книги. Сержанты и солдаты, проходящие службу по призыву, учитываются вместе, после офицеров, прапорщиков, сержантов и солдат, проходящих службу по контракту. В конце книги выделяется несколько листов для учета лиц, временно прикомандированных из других частей, и для отметок о проверке состояния учета.
- графа 2. Фамилия, имя и отчество пишутся без сокращения, при этом фамилия пишется несколько крупнее;
- графа 3. Должность записывается начиная с первой строки, затем записывается присвоенное военнослужащему воинское звание;
- графа 6. Если военнослужащий имеет только общее образование, то записывается: «11 классов», «9 классов» и т. п. Для лиц, окончивших профессионально-технические и им соответствующие училища, кроме общего образования, указывается, какое училище окончил. Если военнослужащий имеет высшее или среднее специальное образование, то записывается название учебного заведения, которое он окончил. В случае неполного окончания высшего или среднего специального учебного заведения указывается количество оконченных курсов. При наличии у военнослужащего нескольких гражданских специальностей указывается та из них, по которой он имеет больший стаж работы или которая имеет большую ценность для Вооруженных Сил;
- графа 7. Для заполнения этой графы сведения на каждого военнослужащего берутся из учетно-послужной карточки;
- графа 8. Сведения о семейном положении записываются: холост, женат, вдов или разведен. При записи адреса семьи указывается: город и номер почтового отделения, область, улица, номер дома и квартиры; для сельской местности: почтовое отделение, область, район, село (деревня), улица, номер дома и номер квартиры, а также почтовый индекс;
- графа 9. Заполняется только при исключении военнослужащего из списков подразделения. На уволенных в запас обязательно указывается причина увольнения, например: «Уволен по окончании срока службы», «Уволен по болезни», «Уволен по семейному положению». Затем указывается наименование военкомата и области.
- В именной список для производства вечерних поверок военнослужащие батареи заносятся в порядке штатно-должностного расчета. Лица, временно прикомандированные к подразделению, записываются в конце списка.
- Военнослужащие, зачисленные приказом Министра обороны в списки батареи навечно или почетными солдатами, записываются в начале списка.
- В именной список включается боевой расчет.
- Именной список подписывается командиром подразделения.