Учет военнослужащих в подразделении ведется на основании требований «Наставления по учету личного состава СА и ВМФ» и Строевого устава ВС РФ.
В мирное время учет организуется и ведется на основании штатов, приказов по воинской части и приказов по личному составу.
Каждый командир подразделения обязан вести учет личного состава. Для этого в батарее ведутся следующие документы:
- журнал учета боевой подготовки;
- книга учета личного состава (форма № 1);
- именной список для проведения вечерней поверки (форма 1-ВП);
- строевая записка.
Ведут их командир взвода, командир батареи и старшина батареи. Кроме того, командиры отделений должны вести учет личного состава. Как правило, они ведут его по форме определяемой командиром батареи (взвода). Учет личного состава в подразделении предназначен для:
- документального отражения прохождения службы личным составом;
- обеспечения командиров справочными данными на подчиненный личный состав, а также данными о штатном и списочном составе подразделения;
- извещения семей в случае гибели военнослужащих.